By Polens Ministerium für Digitalisierung hat am 19. August 2026 einen Aufruf an Kommunen gestartet, die das KI-System ExtrAct in einem Pilotprojekt testen möchten. Die Anwendung soll Verwaltungsmitarbeitende beim Auswerten umfangreicher Dokumente unterstützen. Im Mittelpunkt stehen zunächst notarielle Urkunden, Grundbuchinformationen sowie Daten aus Grundstücks- und Gebäudekarteien.
Die Initiative verbindet eine polnische Forschungsentwicklung mit einem konkreten Anwendungsfall im öffentlichen Dienst. Statt lange Dokumente vollständig manuell zu durchsuchen, sollen Sachbearbeitende zentrale Angaben schneller auffinden, prüfen und in strukturierter Form weiterverarbeiten können. Nach Angaben des Ministeriums gibt es derzeit weder eine feste Teilnehmerzahl noch eine Beschränkung auf bestimmte Größenklassen von Kommunen.
Ein Werkzeug für alltägliche Verwaltungsarbeit
Entwickelt wurde ExtrAct vom polnischen Forschungsinstitut IDEAS. Das System liest Dokumente aus dem kommunalen Arbeitsalltag und erfasst daraus unter anderem die beteiligten Parteien, Eigenschaften einer Immobilie und rechtliche Bestimmungen. Anschließend kann es die Angaben mit öffentlichen Registern abgleichen und mögliche Abweichungen zwischen den Quellen markieren.
Für die Nachvollziehbarkeit ist jeder erkannte Datensatz mit dem entsprechenden Abschnitt des Ausgangsdokuments verknüpft. Mitarbeitende können dadurch direkt überprüfen, auf welcher Textstelle ein Ergebnis beruht. Die Anwendung ersetzt somit nicht die fachliche Entscheidung, sondern soll die vorbereitende Recherche und Kontrolle erleichtern.
Der praktische Nutzen liegt vor allem bei Dokumenten, die mehrere Dutzend Seiten umfassen und unterschiedliche Arten von Informationen kombinieren. Eine automatische Vorstrukturierung kann den Einstieg in die Bearbeitung beschleunigen und den Beschäftigten mehr Zeit für die Prüfung von Sonderfällen geben.
Pilotprojekt in Międzyzdroje
Der erste kommunale Einsatz fand in Międzyzdroje im Nordwesten Polens statt. Das staatliche Kommunalportal berichtete im Juli, dass ExtrAct dort an mehr als 350 echten notariellen Urkunden erprobt wurde. Die Dokumente waren im Durchschnitt rund 27 Seiten lang.
Für diesen Pilotversuch wurde eine Gesamterkennungsquote von knapp 95 Prozent angegeben. Bei der Analyse rechtlicher Bestimmungen lag der Wert dem Bericht zufolge über 98 Prozent. Diese Zahlen sind als Ergebnis eines frühen Pilotprojekts zu verstehen und nicht als landesweit bestätigter Leistungsstandard. Sie liefern jedoch eine erste Grundlage für weitere Tests unter unterschiedlichen kommunalen Bedingungen.
Digitalisierungsminister Krzysztof Gawkowski erklärte, ExtrAct könne die Arbeitszeit für diese Aufgabe im Durchschnitt auf ein Fünftel verkürzen. Das Ministerium möchte die Anwendung schrittweise auch kleineren Gemeinden zugänglich machen. Damit richtet sich das Projekt nicht nur an große Städte mit umfangreichen IT-Abteilungen.
Verarbeitung innerhalb der Behörden
Ein wesentliches Merkmal von ExtrAct ist der lokale Betrieb. Das System nutzt nach Angaben des Ministeriums weder externe KI-Dienstleister noch deren Rechenkapazitäten, sondern bleibt im verwalteten Netzwerk der jeweiligen Behörde. Die Architektur wird als transparent und offen beschrieben, sodass die einzelnen Komponenten grundsätzlich überprüfbar sind.
Auch die Rolle der Mitarbeitenden bleibt klar definiert. Die Ergebnisse müssen von einem Beamten oder einer Beamtin bestätigt werden. Die Software zeigt die zugehörige Quelle an und trifft keine eigenständigen Verwaltungsentscheidungen. Die Verantwortung für die endgültigen Daten bleibt daher bei der Behörde.
Für interessierte Kommunen ist ein stufenweises Vorgehen vorgesehen. IDEAS übernimmt zunächst die Analyse der örtlichen Bedürfnisse sowie Anpassungsarbeiten an die jeweiligen Dokumentenabläufe. Die Kommune trägt anschließend die Kosten für die technische Einführung und den laufenden Betrieb. Auf diese Weise kann sie den Nutzen zunächst prüfen, bevor sie sich für einen produktiven Einsatz entscheidet.
Offener Test für polnische Verwaltungsinnovation
Der aktuelle Aufruf ist keine sofortige landesweite Einführung, sondern eine Einladung zur Zusammenarbeit. Kommunen können über ein Formular des staatlichen KI-Portals ihr Interesse bekunden. Danach sollen Fachleute von IDEAS gemeinsam mit der jeweiligen Verwaltung festlegen, welche Dokumente, Mengen und technischen Voraussetzungen für den Pilotversuch relevant sind.
Das System könnte künftig auch für andere Dokumenttypen angepasst werden. Wie lange ein Test dauert, hängt laut Ministerium vom Umfang und von der Art der Dokumente ab. Ein regulärer Betrieb beginnt erst, wenn beide Seiten die Erprobung als erfolgreich bewerten.
Das Projekt ist damit auch ein Test für Polens Fähigkeit, Forschungsergebnisse in öffentliche Dienstleistungen zu übertragen. Ein heimisches Forschungsinstitut erhält Rückmeldungen aus realen Behörden, während Kommunen eine klar umrissene Automatisierungslösung unter eigenen Bedingungen bewerten können.
Entscheidend wird sein, ob die ersten Effizienzgewinne in weiteren Kommunen bestätigt werden und ob die technischen Voraussetzungen vorhanden sind. Der Ansatz bleibt dennoch konstruktiv und überprüfbar: Nicht eine abstrakte KI-Vision steht im Vordergrund, sondern ein konkreter Verwaltungsprozess, ein lokaler Betrieb und eine menschliche Kontrolle jedes Ergebnisses.
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